Suivez cette procédure pour planifier une réunion Avaya Workplace.
Avant de commencer
Assurez-vous que le complément Avaya Workplace pour Microsoft Outlook est activé par défaut.
Procédure
Dans Microsoft Outlook, sélectionnez Nouveaux éléments > Réunion.
Facultatif Pour créer une réunion au nom de quelqu'un, sélectionnez le calendrier de l'utilisateur concerné avant de créer un nouvel élément.
Dans le champ Titre, saisissez un nom de réunion.
Dans les champs Requis et Facultatif, spécifiez les noms des participants.
Dans la zone Ruban, cliquez sur Détails de la réunion.
Si un seul pont est configuré, le système remplit le corps du message avec le pont de conférence et les informations de collaboration. De plus, le système affiche le panneau latéral.
Si plusieurs ponts sont configurés, le système ne remplit pas le corps du message avec le pont de conférence et les informations de collaboration. Cependant, le système affiche le panneau latéral où vous pouvez confirmer et ajouter les détails du pont.
Facultatif Si plusieurs ponts sont configurés, procédez comme suit :
Dans le panneau de gauche, sélectionnez le pont dont vous souhaitez ajouter les détails au corps du message.
Cliquez sur Ajouter des détails.
Le système remplit le corps du message avec les détails de la réunion.
Facultatif Pour réserver la réunion, cochez la case Réserver la réunion.
Facultatif Pour activer la synchronisation du calendrier partagé pour les réunions réservées, cochez la case Synchroniser les calendriers partagés.
Les calendriers partagés pour les réunions réservées sont synchronisés lors de la prochaine ouverture de Microsoft Outlook. L'option Synchroniser les calendriers partagés est utile pour les utilisateurs tels que les assistants de direction et les secrétaires. Par exemple, les assistants de direction doivent planifier les réunions pour les cadres et également synchroniser le calendrier partagé des cadres dans Avaya Meetings Server.
Facultatif Modifiez le texte dans le corps du message.
Plusieurs liens vers des réunions seront peut-être disponibles dans le champ Emplacement ou dans le corps de l'e-mail. Si le champ Emplacement est vide, le lien utilisé pour accéder à la réunion est celui qui figure dans le corps de l'e-mail. Si plusieurs liens vers des réunions sont disponibles, Avaya Workplace utilise le bouton d'appel sur l'écran À la une pour vous connecter à la réunion en respectant l'ordre de priorité suivant :
Avaya Meetings Server
Remarque :
Vous ne pouvez pas réserver de ressources lors de la planification d'une conférence.
Modifiez la planification selon la fréquence à laquelle se répète la réunion.
Cliquez sur Envoyer.
Remarque :
Si vous créez une invitation à une réunion dans Outlook sans inclure d'autres détails que le numéro de téléphone de la réunion dans la signature, assurez-vous que le numéro de téléphone comporte au moins dix chiffres. Avaya Workplace ignore le numéro de téléphone lors de l'appel s'il se trouve dans la signature et qu'il comporte moins de dix chiffres.
