Chaque utilisateur système peut avoir jusqu’à 250 enregistrements dans son répertoire personnel stockés sur le système. Il est également possible d'utiliser un répertoire personnel d'utilisateur sur les téléphones de Série 1400, 1600, 9400, 9500, 9600 et J100 disposant d'un bouton CONTACTS. L'utilisateur peut voir ces enregistrements et les utiliser pour passer des appels.

Les utilisateurs de téléphones peuvent modifier les entrées de leur répertoire personnel via le téléphone. Les entrées du répertoire personnel de l'utilisateur peuvent être modifiées par l'administrateur via le menu Utilisateur > Répertoire personnel dans IP Office Manager et IP Office Web Manager. Les utilisateurs peuvent modifier leur répertoire personnel par le biais de leur téléphone ou en utilisant l'application du portail utilisateur.

Lorsque l'utilisateur partage son poste (fonction multi-utilisateurs) avec un autre utilisateur ayant activé le répertoire personnel centralisé, les entrées de son répertoire personnel sont accessibles sur cet autre poste. Cela recouvre également l'utilisation en partage de postes équipés d'un autre système dans le réseau.