Attenersi alla procedura seguente per pianificare una riunione di Avaya Workplace Client o Spaces.
Before you begin
Assicurarsi che il componente aggiuntivo Avaya Workplace Client per Microsoft Outlook sia abilitato per impostazione predefinita.
Accedere a Spaces su Avaya Workplace Client e Microsoft Outlook.
In Microsoft Outlook, selezionare Elementi nuoviRiunione.
Per creare una riunione per conto di un altro utente, selezionare il calendario dell'altro utente prima di creare un nuovo elemento.
Nel campo Titolo, immettere un nome per la riunione.
Nei campi Obbligatori e Opzionali, specificare i nomi dei partecipanti.
Nell'area Barra multifunzione, fare clic su Dettagli della riunione.
STEP RESULT:
Se è configurato un solo ponte, il sistema inserisce nel corpo del messaggio il dispositivo di connessione conferenza e le informazioni della collaborazione. Inoltre, viene visualizzato il pannello laterale.
Se sono configurati più ponti, il sistema non inserisce nel corpo del messaggio il dispositivo di connessione conferenze e le informazioni sulla collaborazione. Tuttavia, viene visualizzato il pannello laterale dove è possibile confermare e aggiungere i dettagli sul ponte.
Se si utilizza Spaces e sono configurate più riunioni, è possibile utilizzare il campo Cerca per cercare una riunione.
STEP RESULT:
Vengono elencate le riunioni di Avaya Workplace Client, se presenti, seguite dalle riunioni di Spaces.
Se sono stati configurati più ponti, effettuare le seguenti operazioni:
Nel pannello laterale, selezionare il ponte di cui si desidera aggiungere i dettagli al corpo del messaggio.
Fare clic su Aggiungi dettagli.
STEP RESULT:
Nel corpo del messaggio vengono inseriti i dettagli sulla riunione.
Per prenotare la riunione, selezionare la casella Prenotare la riunione.
Per attivare la sincronizzazione del calendario condiviso per le riunioni prenotate, selezionare la casella di controllo Sincronizza calendari condivisi.
ADDITIONAL INFORMATION:
I calendari condivisi per le riunioni prenotate vengono sincronizzati al successivo avvio di Microsoft Outlook. L'opzione Sincronizza calendari condivisi è utile per utenti come assistenti esecutivi, segretari. Ad esempio, gli assistenti esecutivi devono pianificare le riunioni per i dirigenti e sincronizzare anche il calendario dei dirigenti condiviso in Avaya Meetings Server.
Modificare il testo nel corpo del messaggio.
ADDITIONAL INFORMATION:
Nel campo Posizione o nel Corpo dell'e-mail potrebbero essere disponibili più collegamenti alla riunione. Se il campo Posizione è vuoto, il collegamento alla riunione viene recuperato dal Corpo dell'e-mail. Se sono disponibili più collegamenti alla riunione, Avaya Workplace Client utilizza il pulsante Chiamata sulla schermata In evidenza per chiamare l'utente a partecipare alla riunione in base alla seguente priorità:
Avaya Meetings Server
Avaya Spaces Conferencing
Note:
Non è possibile riservare risorse mentre si pianifica una conferenza.
Modificare l'ora pianificata con la frequenza di ripetizione della riunione.
Fare clic su Invia.
ADDITIONAL INFORMATION:
Note:
Se si crea un invito alla riunione in Outlook senza includere nella Firma dettagli diversi dal numero di telefono della riunione, assicurarsi che il numero di telefono abbia almeno dieci cifre. Avaya Workplace Client ignora il numero di telefono quando si chiama se è nella Firma ed è inferiore a dieci cifre.
