Use este procedimento para agendar uma reunião do Avaya Workplace ou Spaces.
Pré-requisitos
Assegure-se de que o suplemento do Avaya Workplace para Microsoft Outlook esteja ativado por padrão.
Faça logon no Spaces dentro do Avaya Workplace e no Microsoft Outlook.
No Microsoft Outlook, selecione Novos itensReunião.
Para criar uma reunião em nome de outro usuário, selecione o calendário do outro usuário antes de criar um novo item.
No campo Título, digite um nome para a reunião.
Nos campos Obrigatório e Opcional, especifique os nomes dos participantes.
Na área do Coluna bidimensional, clique em Detalhes da reunião.
STEP RESULT:
Se apenas uma ponte estiver configurada, o sistema preenche o corpo da mensagem com a ponte de conferência e informações de colaboração. Além disso, o sistema exibe o painel lateral.
Se várias pontes estiverem configuradas, o sistema não preencherá o corpo da mensagem com a ponte de conferência e informações de colaboração. Contudo, o sistema exibe o painel lateral onde é possível confirmar e adicionar os detalhes da ponte.
Caso esteja usando o Spaces e existam várias reuniões configuradas, é possível usar o campo Pesquisar para pesquisar uma reunião.
STEP RESULT:
O sistema lista as reuniões do Avaya Workplace, se houver, seguidas pelas reuniões do Spaces.
Se várias pontes estiverem configuradas, faça o seguinte:
No painel lateral, selecione a ponte cujos detalhes deseja adicionar ao corpo da mensagem.
Clique em Adicionar detalhes.
STEP RESULT:
O sistema preenche o corpo da mensagem com os detalhes da reunião.
Para reservar a reunião, marque a caixa de seleção Reservar a reunião.
Para ativar a sincronização de calendário compartilhado para reuniões reservadas, marque a caixa de seleção Sincronizar calendários compartilhados.
ADDITIONAL INFORMATION:
Os calendários compartilhados para reuniões reservadas são sincronizados na próxima vez que você iniciar o Microsoft Outlook. A opção Sincronizar calendários compartilhados é útil para usuários como assistentes e secretários executivos. Por exemplo, assistentes executivos precisam agendar reuniões para executivos e também sincronizar o calendário executivo compartilhado no Avaya Meetings Server.
Altere o texto no corpo da mensagem.
ADDITIONAL INFORMATION:
Pode haver vários links de reunião disponíveis no campo Localização ou no corpo do e-mail. Caso o campo Localização esteja vazio, o link usado para a reunião é obtido a partir do corpo do e-mail. Caso haja vários links de reunião disponíveis, o Avaya Workplace usa o botão de chamada na tela Top of Mind para discar para a reunião de acordo com a seguinte prioridade:
Avaya Meetings Server
Avaya Spaces Conferência
Nota:
Não é possível reservar recursos ao agendar uma conferência.
Edite o horário agendado e a frequência com que se repete a reunião.
Clique em Enviar.
ADDITIONAL INFORMATION:
Nota:
Caso crie um convite de reunião no Outlook sem incluir detalhes diferentes do seu número de telefone de reunião na assinatura, certifique-se de que o número de telefone tenha pelo menos dez dígitos. O Avaya Workplace ignora o número de telefone ao chamar se ele estiver na assinatura e tiver menos de dez dígitos.
