IP Office verwendet das H.323-Signalisierungsprotokoll, das aus folgenden Architekturbestandteilen besteht:

IP-Telefone

H.323 Service-Endgeräte, die Audioanrufe unterstützen. Andere Typen von H.323-Geräten können als Teil von H.323 Video unterstützen.

Gateways

Bieten Medienübersetzung, damit Anrufe an nicht-H.323-Geräte getätigt werden können, etwa ein Analogtelefon oder das öffentliche Netzwerk, die sich mit einem H.323-Gerät verbinden.

Gatekeeper

Steuern die Anrufverarbeitung und Sicherheit für H.323-Geräte.

Multipoint Connection Units (MCUs)

Kontrollieren Konferenzen durch Zusammenführen von Media-Streams.

Diese Elemente bilden eine zu PABX analoge H.323-Zone. Jede Zone hat einen einzigen Gatekeeper zur Steuerung der Anrufverteilung, Anrufkontrolle und für das Ressourcenmanagement. Nach dem Start nehmen IP-Telefone, Gateways und MCUs Registrierungsanforderungen am Gatekeeper vor, der ihre Anfragen dann authentifiziert (annimmt oder ablehnt), damit sie Mitglieder der Zone werden können. Nach dem Akzeptieren der Anfragen sendet ein Telefon, das einen Anruf tätigen möchte, eine Anrufvorbereitsanfrage an den Gatekeeper, der dann bestimmt, wie der Anruf zu leiten ist und ein Alarmsignal an das angerufene Telefon sendet, oder, geht der Anruf zu einem nicht-H.323-Gerät, den Anruf via eines Gateways in der Zone herstellt.