Per l'utilizzo di IP Office, il sistema IP Office può agire da file server per la maggior parte dei telefoni. Si tratta del metodo consigliato, poiché di solito i file del firmware corretti firmware, di lingua e font che dovranno essere utilizzati dai telefoni sono già presenti nel sistema e vengono sottoposti a upgrade automatico, in caso di necessità, durante l'upgrade del sistema. Inoltre, IP Office genera automaticamente tutti i file di impostazioni necessari.