Bei den Systemen IP Office Server Edition und IP500 V2 werden die Firmwaredateien für die unterstützten Telefone im Rahmen der Installation auf dem Server installiert. Daher ist normalerweise keine weitere Aktion notwendig, wenn das System als Dateiserver für die Telefoninstallation verwendet wird. Soweit nicht anders angegeben, sollte keine andere Firmware zusammen mit dem IP Office-System verwendet werden.

Für den Betrieb von IP Office müssen nur die Firmwaredateien des Telefons auf der Speicherkarte vorhanden sein. Andere Dateien, die für die Telefone erforderlich sind, werden vom System auf Anfrage der Telefone automatisch erzeugt. Die Firmware ist außerdem ein Teil von IP Office Manager und wird bei der Installation von IP Office Manager auf den Computer kopiert. Nur die Firmware, die in einer Version von IP Office enthalten ist, sollte mit IP Office-Systemen verwendet werden. Andere Firmware sollte nur auf dem Dateiserver des Systems geladen werden, wenn eine entsprechende Anweisung durch Avaya erhalten wurde. Dies kann auf unterschiedlichen Wegen erfolgen.