IP Office usa el protocolo de señalización H.323 que tiene los siguientes componentes arquitecturales:

Teléfonos IP

Dispositivos de terminal de servicio H.323 que admiten llamadas de audio. Otros tipos de dispositivos H.323 pueden admitir video como parte de H.323.

Puertas de enlace

Las puertas de enlace ofrecen traducción de medios para poder realizar llamadas a dispositivos no H.323, por ejemplo, un teléfono analógico o la red pública para conectarlos a un dispositivo H.323.

Equipos selectores

Controlan el procesamiento y la seguridad de las llamadas para los dispositivos H.323.

Unidades de conexión multipunto (MCU)

Controlan las conferencias mediante la unión de secuencias de medios.

Estos elementos forman una zona H.323 análoga a un PABX. Cada zona tiene un equipo selector para controlar la distribución de llamada, el control de llamadas y la administración de recursos. En el encendido, los teléfonos IP, las puertas de enlace y las MCU realizan solicitudes de registro al equipo selector que las autentifica (acepta o rechaza) para convertirlas en miembros de la zona. Una vez aceptado, el teléfono que solicita realizar una llamada envía un mensaje de configuración de llamada al equipo selector que determina cómo enrutar la llamada y envía una alerta al teléfono llamado o, si la llamada es para un teléfono no H.323, establece la llamada a través de una puerta de enlace de la zona.