L'utente è tenuto a impostare una password per la casella postale. Il sistema richiede di impostare una password quando si accede per la prima volta alla casella postale. Se per qualunque motivo la password viene rimossa, il sistema richiederà di impostarne una nuova. Quando si accede alla casella postale da una fonte attendibile, non è necessario immettere una password. Per impostazione predefinita il sistema imposta l'interno dell'utente come fonte attendibile. Quando si accede alla propria casella postale da altre postazioni, ad esempio in risposta a un inoltro comunicazioni, è necessario immettere una password.

Fonti attendibili

Per impostazione predefinita è possibile accedere alla propria casella postale dal proprio interno senza bisogno di utilizzare una password, anche se ne è stata impostata una. Ciò avviene poiché il numero di interno è stato impostato come "fonte attendibile". Il responsabile della manutenzione del sistema può modificare questa impostazione, se richiesto. Se necessario, è possibile aggiungere anche altri numeri come fonti attendibili per la casella postale.

Se si accede alla casella postale da numeri che non sono considerati come fonti attendibili, è necessario immettere la password. Ad esempio, l'immissione della password di solito è richiesta se il responsabile della manutenzione del sistema ha configurato un metodo per accedere alla casella postale da sedi remote diverse dal proprio interno.

Amministrazione del sistema

L'amministratore del sistema non può vedere la password dell'utente. È tuttavia in grado di eliminare la sua password corrente. In questo caso, viene richiesto di impostare una nuova password all'accesso successivo. In alternativa, la password può essere impostata dall'amministratore.