Le système stocke une liste des numéros de codes affaires valides. Lorsqu'il passe un appel ou au cours de l'appel, l'utilisateur peut saisir le code de compte à associer à cet appel. Le système vérifie le code de compte avec sa liste de codes valides et demande à l'utilisateur de saisir à nouveau le code s'il n'est pas valide. Pour les appels entrants, l'ID d'appelant peut être utilisé pour le faire correspondre avec un code de compte provenant de la liste des codes valides et indiquer le code de compte avec l'appel pour la facturation.

Les superviseurs et les administrateurs peuvent désigner les utilisateurs qui doivent utiliser un code de compte forcé tout en leur exigeant d'entrer un code de compte valide avant de passer l'appel externe. Grâce aux codes courts, il est possible d'identifier certains numéros ou types d'appels comme nécessitant un code de compte valide avant de permettre la poursuite de l'appel, des numéros internationaux ou des appels interurbains par exemple. Les utilisateurs de téléphones analogiques peuvent uniquement saisir des codes affaires avant de passer un appel ou en réponse à un message système audible pour saisir un code lors de l'appel passé.

Il est également possible de saisir les codes affaires dans Avaya one-X™ Portal for IP Office et Phone Manager. Grâce à un paramètre système, Phone Manager affiche une liste des codes affaires d'où l'utilisateur peut sélectionner le code requis ou masque la liste de codes affaires.

Dans tous les cas ci-dessus, le code de compte saisi est inclus avec les détails des appels dans les enregistrements d'appels IP Office. (SMDR)