Dopo aver effettuato correttamente l'accesso alla casella postale (consultare Accesso), un annuncio fornirà informazioni sui messaggi presenti. Ad esempio, verrà indicato il numero di messaggi vocali.

È possibile ascoltare i messaggio o registrarne uno nuovo e inviarlo.

Inoltre, è possibile rispondere ai messaggi di tipo e-mail. In caso di messaggi fax, è possibile indicare un numero di fax personale a cui inoltrarli o mandarli in stampa. Verranno ricevuti solo le e-mail e/o i messaggi fax configurati dall'amministratore del sistema.

Per impostazione predefinita, i messaggi vengono riprodotti nell'ordine seguente.

Ciascun messaggio inizia con un'intestazione contenente i dettagli relativi al mittente del messaggio (se noto) e alla data di invio. Nei messaggi fax, l'intestazione comprende il numero di pagine. È possibile modificare l'ordine se si preferisce ascoltare i tipi di messaggi secondo una sequenza diversa, ad esempio prima i messaggi e-mail. Per maggiori informazioni consultare la sezione relativa all'impostazione dell'ordine di riproduzione dei messaggi.

I messaggi di tutti i tipi vengono raggruppati nelle categorie seguenti. Vengono prima riprodotti i messaggi prioritari, seguiti da quelli nuovi e poi da quelli vecchi.