Lors de l'installation, les téléphones demandent des fichiers en téléchargeant d'abord un fichier xxupgrade depuis le serveur de fichiers. Ils suivent ensuite les instructions contenues dans ce fichier pour demander d'autres fichiers, si nécessaire. Différents fichiers xxupgrade existent pour chaque série de téléphones. Ils sont fournis par le firmware du téléphone. Les fichiers xxupgrade ne doivent pas être modifiés de quelque manière que ce soit.
La dernière ligne de tous les fichiers xxupgrade invite les téléphones à demander le fichier 46xxsettings.txt. Ce fichier peut être utilisé pour configurer des paramètres spécifiques au site pour l'ensemble des téléphones IP H.323 d'Avaya pris en charge sur un site particulier.
Lorsque le système IP Office est utilisé comme serveur de fichiers, le système IP Office effectue la création automatique d'un fichier 46xxsettings.txt approprié en se basant sur les différents paramètres de configuration du système IP Office. Cette opération est uniquement effectuée si aucun fichier 46xxsettings.txt physique n'est disponible sur le serveur.