Il sistema archivia un elenco di numeri di codici account validi. Al momento dell'esecuzione di una chiamata o nel corso della stessa, l'utente può immettere il codice account associato a tale chiamata. Il sistema verifica il codice account consultando l'elenco di codici validi e, in caso di inserimento di un codice errato, richiede all'utente di immetterlo nuovamente. Per le chiamate in entrata, l'ID del chiamante può essere utilizzato per essere confrontato con un codice account contenuto nell'elenco di codici account validi, quindi può essere comunicato con la chiamata per la fatturazione.

I supervisori e gli amministratori possono designare utenti affinché utilizzino un codice account forzato, richiedendo loro di immettere un codice account valido prima di effettuare chiamate esterne. Utilizzando i codici funzione, è possibile impostare alcuni numeri o tipi di chiamate affinché venga richiesto un codice account valido prima che la chiamata possa essere eseguita, ad esempio per le chiamate a lunga distanza o per i numeri internazionali. Gli utenti di telefoni analogici possono immettere i codici account solo prima di effettuare una chiamata o in risposta a una richiesta di immissione di un codice da parte del sistema per l'esecuzione di una chiamata.

I codici account possono essere immessi anche tramite Avaya one-X™ Portal for IP Office e Phone Manager. Un'impostazione a livello di sistema determina se visualizzare o meno in Phone Manager un elenco di codici account da cui è possibile selezionare quello richiesto.

In tutti i casi sopra descritti, il codice account immesso viene incluso nei dettagli dei registri delle chiamate di IP Office (SMDR).