Se un chiamante deve fornire informazioni dettagliate come un indirizzo o un numero di telefono, in alcuni paesi viene riprodotto un messaggio o un tono di avviso con cui l'utente viene informato dell'avvio della registrazione. Se la registrazione delle chiamate è richiesta ai fini del controllo della qualità, gli amministratori possono configurare IP Office affinché registri automaticamente una percentuale specifica di chiamate per consentirne la successiva verifica.

È possibile registrare tutti i tipi di chiamate su qualsiasi modello di telefono. Nei casi in cui è necessario riprodurre la notifica di registrazione, il sistema ignora la licenza delle porte Voicemail se il numero di canali Voicemail incluso nella licenza è insufficiente.