Le conferenze incontro possono avere quattro stati:
Conferenza inattiva: attualmente non ci sono chiamanti nella conferenza.
Conferenza non iniziata: i partecipanti sono arrivati, ma il moderatore non si è unito alla conferenza. In questa fase, i partecipanti sono in modalità attesa e non possono parlare tra di loro.
Conferenza in corso: il moderatore accede alla conferenza. Quando i singoli partecipanti si uniscono alla conferenza, viene riprodotto un tono di ingresso nell'ordine in cui hanno effettuato la chiamata alla conferenza. I partecipanti a questo punto possono parlare tra di loro, ma sono soggetti alla disattivazione del microfono e ad altre funzioni da parte del moderatore.