Standardmäßig erhält ein Benutzer nur eine Anzeige über wartende Nachrichten für seine eigene Mailbox. Es ist aber auch möglich, eine Nachrichtenanzeige für das Postfach eines anderen Benutzers oder das Postfach einer Huntgruppe einzurichten.

Je nach Art des Telefons oder der IP Office-Anwendung, mit der die Nachrichtenanzeige für andere Postfächer empfangen wird, können Benutzer Nachrichten mit einer der folgenden Methoden abfragen. Wenn ein Benutzer nicht als vertrauenswürdige Quelle für das Postfach eines anderen Benutzers konfiguriert ist, muss der Benutzer beim Zugriff auf das Postfach das Kennwort eingeben.