Configuration de la boîte vocale de l'utilisateur

Dernière mise à jour : Jan 30, 2021 |
Informations sur le prologue
La messagerie vocale intégrée crée une boîte vocale pour chaque utilisateur du système. Les appels directs pour un utilisateur sont acheminés vers la boîte vocale lorsque le poste de l'utilisateur est occupé ou lorsqu'il ne répond pas dans le Délai de non-réponse de l'utilisateur. Cela inclut les appels qui sont transférés à un autre poste interne. Ce chapitre décrit la manière de configurer la boîte vocale individuelle d'un utilisateur en configurant les paramètres de l'utilisateur dans IP Office Manager. La boîte vocale individuelle d'un utilisateur peut également être configurée par le biais de la boîte vocale et des codes courts du système (consultez le Guide utilisateur de la messagerie vocale intégrée IP Office pour plus d'informations).
Les fonctions de la boîte vocale de l'utilisateur comprennent :
  • Indication de message en attente – Si cette option est prise en charge par le poste de l'utilisateur, ce dernier reçoit une indication de message en attente à chaque fois que sa boîte vocale contient de nouveaux messages. Le type d'indication de message en attente dépend du téléphone de l'utilisateur.
  • Accès à la boîte vocale : le code court normal par défaut (*17) peut être utilisé pour accéder à la boîte vocale associée au poste de l'utilisateur. D'autres méthodes permettent de configurer l'accès à la boîte vocale.
  • Messagerie vocale visuelle : le bouton MESSAGES des téléphones est configuré par défaut pour accéder à la messagerie vocale visuelle.
  • Rappel – La messagerie vocale intégrée peut être configurée pour appeler l'utilisateur à chaque fois que sa boîte vocale contient un nouveau message. Ce rappel se déclenche à la fin d'un appel sur le poste de l'utilisateur. L'utilisateur peut également avoir un rappel pour une boîte vocale de groupe de recherche de ligne contenant des nouveaux messages s'il est configuré pour recevoir une indication de message en attente pour un groupe de recherche de ligne.
  • Messagerie vocale activée/désactivée – Le transfert des appels sur la boîte vocale de l'utilisateur peut être désactivé. Il faut cependant remarquer que d'autres méthodes permettent de laisser des messages directement dans la boîte vocale de l'utilisateur.
  • Code d'accès – Un code d'accès peut être attribué à la boîte vocale. Toute personne accédant à la boîte vocale doit d'abord taper ce code avant de pouvoir relever les messages. Ce code d'accès peut être modifié par l'utilisateur une fois qu'il a accédé à sa boîte vocale.
  • Réception/Numéros de dérivation DTMF – Ces options configurables permettent aux appelants de composer le 0, le 2 ou le 3 lorsqu'ils entendent le message d'accueil de la boîte vocale afin d'être transférés vers un autre numéro au lieu de laisser un message. Par exemple, le 0 permet d'être transféré vers le réceptionniste. Si ces fonctions sont utilisées, elles doivent être annoncées dans le message d'accueil de la boîte vocale. Les numéros de dérivation peuvent être définis au niveau du système pour être appliqués à toutes les boîtes vocales, ou séparément au niveau des utilisateurs.
  • Annonces – La messagerie vocale intégrée fournit des annonces aux appels en attente de réponse. Cette fonction est semblable aux annonces fournies pour les groupes de recherche de ligne, avec des annonces lues aux appelants en attente de réponses. En raison du chevauchement de diverses temporisations, l'utilisation des annonces utilisateur est déconseillée conjointement avec le renvoi et la messagerie vocale.
  • Adresse électronique de messagerie vocale – Une notification de nouveaux messages peut être envoyée à l'adresse électronique d'un utilisateur. La notification peut être une simple alerte leur indiquant qu'ils ont reçu un nouveau message ou ils peuvent recevoir une copie du message vocal, le cas échéant. Consultez Configuration de l'intégration de l'adresse électronique dans la messagerie vocale pour plus d'informations.