Per impostazione predefinita ai gruppi di ricerca non viene fornita alcuna indicazione dei messaggi in attesa. Tuttavia, è possibile configurare tale indicazione per utenti specifici, compresi eventuali utenti che non appartengono al gruppo di ricerca.

Se l'utente non è un membro del gruppo di ricerca, è necessario anche un codice Voicemail, che può essere inserito nel campo Codice Voicemail della scheda GruppoPosta vocale della configurazione di IP Office. In alternativa, è possibile anche impostare l'utente come membro del gruppo e disattivarne l'appartenenza in modo che possa accedere alla casella postale del gruppo senza ricevere le chiamate destinate al gruppo.

A seconda del tipo di telefono o di applicazione IP Office usata, gli utenti che ricevono un'indicazione di messaggio in attesa per il gruppo di ricerca possono scegliere uno dei seguenti metodi per ascoltare i propri messaggi: