Gli utenti eseguono l'accesso al sistema inserendo i propri dati in modo da poter ricevere chiamate, accedere alla propria casella Voicemail e utilizzare altre funzioni. Ad esempio, è possibile assegnare servizi di telefonia e Voicemail anche al personale commerciale che visita l'ufficio solo occasionalmente, senza richiedere l'assegnazione di interni fisici permanenti. Al termine, gli utenti devono semplicemente disconnettersi per rendere l'interno disponibile ad altri utenti. La connessione viene automaticamente disattivata anche nel caso in cui l'utente si connetta al sistema da un altro interno.

Il supporto per l'hot desking sui telefoni con funzione SIP come i modelli J129 e H175 non è più disponibile a partire da IP Office versione 10.1. Ciò include l'hot desking tramite CTI o i codici funzione standard: *35 e *36 per impostazione predefinita. I telefoni con funzione SIP su IP Office non supportano la cancellazione dei contatti utente e della cronologia chiamate quando un nuovo utente accede al telefono tramite hot desking. Ciò potrebbe consentire a un utente di visualizzare le informazioni sui contatti e sulla cronologia chiamate di un altro utente.