Aprovar respostas de e-mail de agentes para clientes

Última atualização : Aug 10, 2023 |
Os clientes entram em contato com a empresa enviando e-mails para os endereços de e-mail publicados pela empresa. As respostas de e-mail dos agentes passam por um processo de aprovação para garantia de qualidade. Um aprovador designado pode aprovar ou rejeitar e-mails com base nos parâmetros de análise.
Pré-requisitos
Um agente envia um e-mail ativo como resposta ao e-mail do cliente. O aprovador recebe uma notificação de cartão de trabalho para análise e verificação do e-mail.
  1. Clique no ícone Aceitar () para aceitar o contato.
    STEP RESULT:
    O aplicativo exibe os detalhes do e-mail.
  2. Clique em Analisar.
    ADDITIONAL INFORMATION:
    Importante:
    • Se o aprovador ou agente receber um e-mail com anexos, todos os anexos serão aplicados ao clicar em Analisar.
    • O aprovador pode ver uma indicação sobre o número de vezes que o e-mail foi rejeitado anteriormente.
  3. Após a análise, para aprovar o e-mail, faça o seguinte:
    1. Se necessário, edite o texto do e-mail.
      STEP RESULT:
      Nota:
      Se o aprovador editar o texto do e-mail e aprovar o e-mail, o agente não recebe nenhum feedback sobre as alterações feitas.
    2. Na área Decisão, selecione a opção Aprovar.
    1. Clique em Aprovar.
      STEP RESULT:
      O e-mail é enviado para o destino pretendido.
  4. Para rejeitar o e-mail:
    1. Na área Decisão, selecione a opção Rejeitar.
    2. No menu suspenso Escolher um código de rejeição, selecione um código de rejeição adequado.
    3. Adicione os comentários de sua análise ao e-mail.
    4. Clique em Rejeitar.
      STEP RESULT:
      O email é roteado de volta para o agente. O agente recebe o e-mail de rejeição com o motivo da rejeição e os comentários do aprovador. O agente pode optar por responder ou fechar o e-mail sem enviar uma resposta ao cliente. Se o agente responder, o e-mail será encaminhado de volta para o aprovador para análise e aprovação ou rejeição.