Approvazione delle risposte e-mail dagli agenti ai clienti

Ultimo aggiornamento : Aug 10, 2023 |
I clienti contattano l'azienda inviando e-mail agli indirizzi e-mail pubblicati dall'azienda. Le risposte e-mail degli agenti vengono sottoposte a un processo di approvazione ai fini del controllo qualità. Un responsabile dell'approvazione designato può approvare o rifiutare le e-mail in base ai parametri di revisione.
Before you begin
Un agente invia un'e-mail in uscita in risposta all'e-mail del cliente. Il responsabile dell'approvazione riceve una notifica di scheda di lavoro per la revisione e la verifica dell'e-mail.
  1. Fare clic sull'icona Accetta () per accettare il contatto.
    STEP RESULT:
    Vengono visualizzati i dettagli dell'e-mail.
  2. Fare clic su Controlla.
    ADDITIONAL INFORMATION:
    Important:
    • Se il responsabile dell'approvazione o l'agente riceve un'e-mail con allegati, tutti gli allegati vengono applicati facendo clic su Controlla.
    • Il responsabile dell'approvazione può visualizzare un'indicazione sul numero di volte in cui l'e-mail è stata rifiutata in precedenza.
  3. Dopo la revisione, effettuare le seguenti operazioni per approvare l'e-mail:
    1. Se necessario, modificare il testo dell'e-mail.
      STEP RESULT:
      Note:
      Se il responsabile dell'approvazione modifica il testo dell'e-mail e quindi approva l'e-mail, l'agente non riceve feedback sulle modifiche apportate.
    2. Nell'area Decisione, selezionare l'opzione Approva.
    1. Fare clic su Approva.
      STEP RESULT:
      L'e-mail viene inviata alla destinazione desiderata.
  4. Per rifiutare l'e-mail, effettuare le seguenti operazioni:
    1. Nell'area Decisione, selezionare l'opzione Rifiuta.
    2. Dal menu a discesa Scegli un codice di rifiuto, selezionare un codice di rifiuto appropriato.
    3. Aggiungere i commenti di revisione all'e-mail.
    4. Fare clic su Rifiuta.
      STEP RESULT:
      L'e-mail viene reindirizzata all'agente. L'agente riceve l'e-mail rifiutata con il motivo del rifiuto e i commenti del responsabile dell'approvazione. L'agente può scegliere di rispondere o chiudere l'e-mail senza inviare una risposta al cliente. Se l'agente risponde, l'e-mail viene reindirizzata al responsabile dell'approvazione per la revisione e l'approvazione o il rifiuto.