Genehmigung von E-Mail-Antworten von Agenten an Kunden

Zuletzt aktualisiert : Aug 10, 2023 |
Kunden kontaktieren das Unternehmen, indem sie E-Mails an die vom Unternehmen veröffentlichten E-Mail-Adressen senden. Die E-Mail-Antworten von Agenten durchlaufen einen Genehmigungsprozess für die Qualitätssicherung. Ein designierter Genehmiger kann E-Mails basierend auf den Überprüfungsparametern genehmigen oder ablehnen.
Voraussetzungen
Ein Agent sendet eine ausgehende E-Mail als Antwort auf die E-Mail des Kunden. Der Genehmiger erhält eine Arbeitskartenbenachrichtigung zur Überprüfung und Verifizierung der E-Mail.
  1. Klicken Sie auf das Symbol Akzeptieren (), um den Kontakt zu akzeptieren.
    SCHRITTERGEBNIS:
    Die Anwendung zeigt die E-Mail-Details an.
  2. Klicken Sie auf Überprüfen.
    ZUSÄTZLICHE INFORMATIONEN:
    Wichtig:
    • Wenn der Genehmiger oder Agent eine E-Mail mit Anhängen erhält, werden alle Anhänge angewendet, während Sie auf Überprüfen klicken.
    • Der Genehmiger kann einen Hinweis über die Anzahl sehen, wie oft die E-Mail früher abgelehnt wurde.
  3. Gehen Sie nach der Überprüfung wie folgt vor, um die E-Mail zu genehmigen:
    1. Bearbeiten Sie bei Bedarf den E-Mail-Text.
      SCHRITTERGEBNIS:
      Hinweis:
      Wenn der Genehmiger den E-Mail-Text bearbeitet und dann die E-Mail genehmigt, erhält der Agent kein Feedback zu den vorgenommenen Änderungen.
    2. Wählen Sie im Bereich Entscheidung die Option Genehmigen.
    1. Klicken Sie auf Genehmigen.
      SCHRITTERGEBNIS:
      Die E-Mail wird an das gewünschte Ziel gesendet.
  4. Um die E-Mail abzulehnen, gehen Sie wie folgt vor:
    1. Wählen Sie im Bereich Entscheidung die Option Ablehnen.
    2. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Einen Ablehnungscode wählen aus.
    3. Fügen Sie Ihre Bewertungskommentare zu der E-Mail hinzu.
    4. Klicken Sie auf Ablehnen.
      SCHRITTERGEBNIS:
      Die E-Mail wird an den Agenten zurückgeleitet. Der Agent erhält die Ablehnungsmail mit dem Grund für die Ablehnung und den Kommentaren des Genehmigers. Der Agent kann die E-Mail beantworten oder schließen, ohne eine Antwort an den Kunden zu senden. Wenn der Agent antwortet, wird die E-Mail zur Überprüfung und Genehmigung oder Ablehnung an den Genehmiger zurückgeleitet.