Approbation des réponses e-mail des agents aux clients

Dernière mise à jour : Aug 10, 2023 |
Les clients contactent l'entreprise en envoyant des e-mails aux adresses e-mail publiées par l'entreprise. Les réponses aux e-mails des agents sont soumises à un processus d'approbation pour des raisons de qualité. Un approbateur désigné peut approuver ou rejeter des e-mails en fonction des paramètres de vérification.
Before you begin
Un agent envoie un e-mail sortant en réponse à l'e-mail du client. Le réviseur reçoit une notification de carte de travail pour vérification et vérification par e-mail.
  1. Cliquez sur l'icône Accepter () pour accepter le contact.
    RÉSULTAT DE L'ÉTAPE :
    L'application affiche les détails de l'e-mail.
  2. Cliquez sur Vérifier.
    INFORMATIONS SUPPLÉMENTAIRES :
    Important :
    • Si l'approbateur ou l'agent reçoit un e-mail avec des pièces jointes, toutes les pièces jointes sont appliquées lorsque vous cliquez sur Vérifier.
    • Le réviseur peut voir une indication du nombre de fois que l'e-mail a été rejeté plus tôt.
  3. Après vérification, pour approuver l'e-mail, procédez comme suit :
    1. Si nécessaire, modifiez le texte de l'e-mail.
      RÉSULTAT DE L'ÉTAPE :
      Remarque :
      Si l'approbateur modifie le texte de l'e-mail, puis l'approuve, l'agent ne reçoit aucun commentaire sur les modifications apportées.
    2. Dans la zone Décision, sélectionnez l'option Approuver.
    1. Cliquez sur Approuver.
      RÉSULTAT DE L'ÉTAPE :
      L'e-mail est envoyé à la destination prévue.
  4. Pour rejeter l'e-mail, procédez comme suit :
    1. Dans la zone Décision, sélectionnez l'option Rejeter.
    2. Dans la liste déroulante Choisir un code de rejet, sélectionnez un code de rejet approprié.
    3. Ajoutez vos commentaires de vérification à l'e-mail.
    4. Cliquez sur Rejeter.
      RÉSULTAT DE L'ÉTAPE :
      L'e-mail est redirigé vers l'agent. L'agent reçoit l'e-mail de rejet avec le motif du rejet et les commentaires de l'approbateur. L'agent peut choisir de répondre ou de fermer l'e-mail sans envoyer de réponse au client. Si l'agent répond, l'e-mail est renvoyé à l'approbateur pour révision et approbation ou rejet.