Hot desking permette agli utenti di accedere a un altro telefono. In questo caso le loro chiamate in entrata vengono reindirizzate a tale telefono, al quale vengono applicate anche le impostazioni specifiche dell'utente. Vi sono vari tipi di impostazioni e funzioni che influiscono sulla connessione e disconnessione dai telefoni del sistema.
Per avviare la funzione Hot desking, l'utente deve essere in possesso di un codice di accesso () all'interno della configurazione del sistema.
Per impostazione predefinita, ciascun interno del sistema utilizza l'impostazione Interno di base Queste impostazioni permettono di associare l'interno all'utente con le impostazioni Interno corrispondenti e di impostarlo come utente associato predefinito dell'interno.
Se si lascia l'impostazione Interno di base vuota per un interno, l'interno non viene associato a nessun utente predefinito. Questa funzione è supportata solo per gli interni non IP/CTI. Gli interni in questo stato utilizzano le impostazioni di un utente speciale, denominato Nessun utente. Su alcuni telefoni, sul display potrebbe venire visualizzato Nessun utente.
Se necessario, è possibile anche creare utenti il cui numero di rubrica dell'interno non è associato a un interno fisico. Questi utenti devono tuttavia possedere un codice di accesso per potersi collegare al telefono al momento in cui desiderano effettuare o ricevere chiamate. In questo modo, il sistema sarà in grado di gestire un numero superiore di utenti rispetto alla presenza fisica degli interni.
Per gli interni remoti deve essere associato un utente predefinito che sia connesso. Il profilo utente dell'utente stabilisce il diritto dell'interno di funzionare come interno remoto. Qualsiasi altro utente che acceda all'utente predefinito deve anche disporre di un profilo utente che consenta l'utilizzo dell'interno remoto.
