Ciascun utente del sistema può avere fino a 250 record della rubrica personale archiviati dal sistema. La rubrica personale dell'utente è anche utilizzabile con i telefoni serie 1400, 1600, 9500 e 9600 e J100 (anche J129) dotati di pulsante CONTATTI. L'utente può visualizzare questi record e utilizzarli per effettuare le chiamate.

Gli utenti dei telefoni possono modificare la loro rubrica personale dal telefono. I record della rubrica personale dell'utente possono essere modificati dall'amministratore tramite il menu Rubrica personaledell’utente in IP Office Manager e IP Office Web Manager. Gli utenti possono modificare la rubrica personale tramite il telefono o l'applicazione portale utente.

Se l'utente effettua l'hot-desking su un altro telefono che supporta l'uso di una rubrica personale centralizzata, può accedere ai record della sua rubrica personale tramite tale telefono. Ciò include anche la funzione di hot desking verso un altro sistema nella rete.