Jeder Benutzer kann bis zu 250 Einträge in seinem persönlichen Verzeichnis haben, das vom System gespeichert wird. Das persönliche Verzeichnis eines Benutzers lässt sich über die Taste KONTAKTE auch mit Telefonen der Serien 1400, 1600, 9500, 9600 und J100 (einschließlich J129) verwenden. Der Benutzer kann diese Einträge anzeigen und zum Tätigen von Anrufen verwenden.

Benutzer von Telefonen können ihre persönlichen Verzeichnisdatensätze über das Telefon bearbeiten. Die Datensätze des persönlichen Benutzerverzeichnisses können vom Administrator über das Menü BenutzerPersönliches Verzeichnis in IP Office Manager und IP Office Web Manager bearbeitet werden. Benutzer können ihr persönliches Verzeichnis über ihr Telefon oder über die Benutzerportal-Anwendung bearbeiten.

Wenn der Benutzer mittels Hot-Desking auf ein anderes Telefon wechselt, welches das zentralisierte persönliche Verzeichnis unterstützt, kann auf die persönlichen Verzeichniseinträge über das neue Telefon zugegriffen werden. Dies umfasst auch Hot Desking in ein anderes System im Netzwerk.