Cada usuário do sistema pode ter até 250 registros de diretório pessoal armazenados pelo sistema. Um diretório pessoal do usuário também é  utilizável com telefones das séries 1400, 1600, 9400, 9500, 9600 e J100 equipados com a tecla CONTATOS. Esses registros podem ser visualizados pelo usuário e utilizados para fazer chamadas.

Os usuários dos telefones podem editar os registros de diretório pessoal usando o telefone. O administrador pode editar os registros do diretório pessoal do usuário usando o menu UsuárioDiretório pessoal em IP Office Manager e IP Office Web Manager. Os usuários podem editar seu diretório pessoal no próprio telefone ou usando o aplicativo Portal do usuário.

Quando o usuário hot desk utiliza um outro telefone que oferece suporte ao diretório centralizado pessoal, os registros neste diretório se tornam acessíveis por meio desse telefone. Isso também inclui utilizar telefone hot desk de outro sistema da rede.