Les appareils ATS ressemblent généralement à un ordinateur portable. Les appareils ATS ont un écran alphanumérique à une ou deux lignes, au lieu de l’écran de l’ordinateur.

Vous enregistrez les annonces pour les appelants ATS de la même façon que vous enregistrez les annonces vocales. Cependant, au lieu d'enregistrer à partir du combiné de votre téléphone, vous enregistrez à partir d'un ATS. L'appareil est relié à votre téléphone. Vous utilisez un coupleur acoustique n dans lequel vous placez le combiné téléphonique ou en branchant le dispositif ATS directement à l’arrière, s’il s’agit d’un téléphone numérique. Après avoir appelé le poste de l’annonce, appuyez sur le 1 pour enregistrer. Pour utiliser l’appareil, tapez l’annonce à l’aide du dispositif ATS.

Si vous utilisez un coupleur acoustique pour connecter votre téléphone à l’enregistrement, vous pouvez enregistrer le ATS et la voix en une seule annonce. Dans ce cas, lorsque vous appuyez sur le 1 pour enregistrer, vous pouvez taper le message ATS, puis décrocher immédiatement le combiné pour enregistrer le message vocal. Pour ce type d’enregistrement, les postes numériques offrent également la possibilité d’appuyer sur # pour terminer l’enregistrement, ce qui élimine tout bruit superflu à la fin de l’enregistrement. Malheureusement, l’utilisation de cette méthode pour les enregistrements ATS et vocaux combinés est susceptible de créer un bruit superflu au milieu de vos annonces.

Comme solution de rechange à l’enregistrement avec votre téléphone, vous pouvez créer des .WAV fichiers sur d’autres applications d’enregistrement et ensuite copier et enregistrer les .WAV fichiers sur votre tableau d’annonces.