Description détaillée de la fonction de réveil automatique

Dernière mise à jour : Mar 19, 2025 |
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Métadonnées
Mots-clés :
Les demandes de réveil peuvent être effectuées de 5 minutes à 23 heures et 55 minutes avant un appel de réveil.
Selon la façon dont le réveil automatique est administré, lorsqu'un utilisateur répond à un appel de réveil, le système peut fournir :
  • une annonce enregistrée
  • une annonce de synthèse vocale
  • Musique
  • silence
Toutes les heures de réveil saisies dans le système sont arrondies à la minute la plus proche par tranche de cinq minutes. Par exemple, une heure demandée de 6 h 58 est enregistrée dans le système comme 7 h. Le serveur exécutant Communication Manager base ses vérifications de validité temporelle sur le chiffre arrondi.
Les appels de réveil sont passés dans les deux minutes et demie suivant l’heure demandée et ne sont jamais réacheminés, transférés ou envoyés vers la couverture. Avant de passer l'appel de réveil, le système remplace Ne pas déranger pour l'extension.
Si une tentative d'appel de réveil n'obtient aucune réponse ou si le poste est occupé, le système essaie deux fois de plus à des intervalles de 5 minutes. Si l'appel n'est pas complété après 3 tentatives, Communication Manager laisse un message LWC pour un poste désigné (habituellement attribué à une touche de la console de l'agent ou du téléphone de secours). Le système conserve un enregistrement complet de toutes les activités d'appel de réveil au cours des dernières 24 heures.
Les utilisateurs qui utilisent la composition à tonalités peuvent entrer une demande de réveil (si l'activation du réveil par tonalité est activée) ou demander à la réception de régler une heure de réveil. Les utilisateurs de téléphones à cadran rotatif appellent la réception pour demander un appel de réveil.
Activez le réveil automatique en composant le FAC ou en appuyant sur le bouton d'entrée de réveil automatique. Si l'utilisateur possède un affichage, le système fournit une invite d'affichage.
  • Message vocal avec chambre activée et tonalités activées
    Un client saisit sa demande d'appel de réveil. La demande est saisie uniquement pour le poste d'où provient l'appel.
    Une fois que l'utilisateur a composé le FAC de réveil automatique, le système émet une tonalité de rappel. Cette tonalité invite l'utilisateur à entrer l'heure au format 24 heures, 4 chiffres. La tonalité de confirmation signifie que la demande de réveil a été réussie.
  • Affichage des invites avec réveil double désactivé
    Les messages de guidage d'affichage sont fournis aux standardistes, aux utilisateurs de la réception et aux autres utilisateurs de téléphones équipés d'un afficheur. Administrez les utilisateurs de la réception (ou tout autre téléphone auquel vous souhaitez accorder des autorisations) avec une CDS de permission de console pour effectuer les mêmes actions que le standardiste. D'autres utilisateurs peuvent entrer une demande de réveil uniquement pour le poste à partir duquel l'appel provient.
    Le préposé appuie sur le bouton d'entrée de réveil automatique pour activer la fonction. Si le standardiste est en communication avec un utilisateur du système, le poste de l'utilisateur s'affiche comme l'extension par défaut après avoir appuyé sur le dièse (#). Si l'extension affichée n'est pas l'extension de l'utilisateur qui demande l'appel de réveil, le standardiste peut la modifier. L'affichage des messages de demande se poursuit jusqu'à ce que le standardiste entre toutes les informations nécessaires et que la demande de réveil téléphonique soit confirmée.
    S'il existe une condition dans laquelle le système ne peut pas accepter la demande de réveil, le système affiche la raison du refus. Les demandes de réveil sont refusées pour l'une des raisons suivantes :
    • Trop tôt — Indique que l'heure de réveil demandée se situe dans l'intervalle de cinq minutes actuel.
    • Système complet — Indique que le nombre maximal d'appels de réveil est atteint
    • Intervalle complet — Indique que le nombre maximal d'appels de réveil dans un intervalle de 15 minutes est atteint.
    Le préposé peut modifier ou annuler une demande d'appel de réveil à tout moment.
  • Affichage des invites avec réveil double activé
    Le message de sollicitation avec réveil double fonctionne de la même façon que le message de sollicitation avec réveil double désactivé (décrit dans le texte précédent), sauf qu'après la première demande de réveil, l'utilisateur est invité à entrer la deuxième demande de réveil.
Lorsque le système place un appel de réveil, l'un des événements suivants se produit :
  • Poste occupé — L'appel de réveil est placé à nouveau plus tard.
  • Aucune réponse — L'extension sonne pendant 30 secondes. Si l'appel n'est pas répondu, le système essaie de nouveau plus tard.
  • Blocage de la sonnerie — Si quatre ports ou plus sur le même module média analogique sonnent déjà, le système attend 16 secondes et essaie de nouveau. Si la deuxième tentative est bloquée, l'appel a échoué et le système attend 5 minutes avant de réessayer.
  • L'appel est répondu — Le client répond à l'appel de réveil et entend soit de la musique, une annonce enregistrée, l'annonce du synthétiseur vocal ou rien.
  • Réinitialisation du système — indique qu’une réinitialisation du système de niveau 1 ou de niveau 2 s’est produite pendant que le système tentait de passer l’appel de réveil. Les appels affectés par ces conditions sont traités comme d'autres tentatives de réveil.
Si un appel de réveil est incomplet en raison d’une ligne occupée, d’une absence de réponse, d’un blocage de sonnerie ou d’une réinitialisation du système, le système tente de passer l’appel deux fois de plus à des intervalles de 5 minutes. Si l'appel n'est pas complété après 3 tentatives, le système laisse un message LWC pour tenir compte de la tentative échouée.
Un poste spécial, appelé Poste pour recevoir les messages LWC de réveil échoué, est administré exclusivement pour recevoir les messages LWC de réveil échoué. Lorsqu’un message d’échec est récupéré, l’afficheur indique la date, l’heure et le poste de la tentative d’appel de réveil échouée.
Attribuez un bouton de message automatique en attente (AMW) et une lampe associée aux consoles de standardiste ou aux terminaux de réception. Le numéro associé à la touche peut être l'extension des messages de réveil. Le voyant AMW s'allume lorsqu'un message de réveil échoué est en attente. L'utilisateur récupère le message en invoquant la récupération de message de couverture sur l'extension de message de réveil. L'utilisateur appuie sur le bouton AMW pour mettre la console ou le téléphone en mode de récupération de couverture. L'utilisateur récupère ensuite les messages d'échec des tentatives d'appel de réveil. Seuls les agents et les utilisateurs de téléphone spécifiés peuvent récupérer et supprimer les messages de réveil ayant échoué.
Le système conserve un enregistrement de l'audit des activités de réveil au cours des dernières 24 heures. La mémoire tampon d'appel de réveil ne peut contenir qu'un nombre d'enregistrements égal au nombre maximal de postes administrables sur Communication Manager. Par exemple, si un maximum de 200 stations est administrable, seulement 200 enregistrements de réveil automatique sont stockés.
Vous pouvez afficher les événements de réveil au terminal de gestion ou imprimer sur une imprimante désignée. Si le système est doté d'une imprimante à journaux, les événements de réveil s'impriment au fur et à mesure qu'ils se produisent.
L'enregistrement de la piste d'audit contient les renseignements suivants :
  • Type d'événements :
    • Demande — Une nouvelle demande d'appel de réveil a été faite.
    • Modifier — L'heure est changée sur une demande d'appel de réveil existante.
    • Annuler — Une demande de réveil a été annulée.
    • Déplacer vers — La demande de réveil pour cette chambre est transférée vers une autre chambre.
    • Déplacer de — La demande de réveil pour une autre chambre se déplace de l'ancienne chambre à la nouvelle chambre.
    • Déplacer-Annuler — Une demande de réveil provenant d'une autre chambre remplace la demande pour cette chambre.
    • Échange — Un échange de chambre se produit et au moins une des chambres a une demande de réveil. Les appels de réveil sont remplacés lorsqu’un échange de chambre est effectué. Une entrée de journal est créée pour chaque chambre. Si la chambre reçoit un appel de réveil à la suite de l'échange, l'heure de l'appel est indiquée dans l'entrée. Si la chambre perd un appel de réveil à la suite de l'échange (et n'en a pas reçu un autre), l'heure n'est pas présente dans l'entrée.
    • Terminé — L'appel de réveil a été effectué avec succès.
    • Non terminé — L'appel de réveil a échoué.
    • Ignorer — L'appel de réveil est sauté. Cet événement se produit si l'heure du système dépasse l'heure demandée pour un appel de réveil.
  • Heure de l'événement
  • Numéro d'extension qui reçoit l'appel
  • Heure de la demande de réveil
  • Poste (ou 0 pour le préposé) où l'événement a eu lieu
  • Nombre de tentatives d'appel qui ont été effectuées
  • Une indication de la raison pour laquelle une tentative d'appel de réveil a échoué.
De plus, tous les changements d'heure de réveil sont enregistrés. Cet enregistrement indique l'heure d'origine demandée et l'heure modifiée. L'enregistrement de la piste de vérification n'est pas sauvegardé et toutes les données de réveil sont perdues en cas de défaillance du système.
Planifiez l'impression quotidienne des rapports suivants :
  • Relevé des activités de réveil – résume les activités de réveil pour chaque poste ayant eu une activité de réveil au cours des dernières 24 heures.
  • Relevé du sommaire de réveil — Ce relevé donne un sommaire, heure par heure, du nombre d'appels de réveil programmés, du nombre d'appels de réveil complétés et d'une liste de postes. Le rapport couvre tous les événements de réveil automatique pour chaque heure sur une période de 24 heures.
Avec les VDN et les annonces multiples, vous pouvez choisir comme poste d'annonce un VDN qui atteint une annonce si l'horloge du système est inférieure à 12 h et un autre si l'horloge du système est supérieure à 12 h. Le client de l'hôtel entend « bonjour » avant midi et « bonsoir » après midi. Ou encore, un client d'affaires peut choisir comme poste d'annonce un VDN qui pointe vers un poste attribué à un pont de quorum, avec l'heure de réveil comme heure de téléconférence prévue. Lorsque l'appel de réveil est terminé, le client se connecte automatiquement au pont de téléconférence.
Vous pouvez administrer plusieurs annonces à répéter. Pour activer les annonces répétées, entrez la commande de type d'annonce integ-rep sur l'écran Annonce enregistrée. Grâce à la fonctionnalité de message intégré répétitif, l'annonce continue de se répéter à partir du moment où le premier invité (d'un groupe d'invités recevant la même annonce de réveil simultanément) décroche jusqu'à ce que le dernier invité raccroche.
Si le type d'annonce est soit une annonce enregistrée à l'extérieur, soit une annonce à répétition intégrée, vous pouvez gérer la file d'attente d'appels de réveil pour le barge-in. L’interruption signifie que le client qui reçoit l’appel de réveil entend l’annonce dès qu’il décroche, même si l’annonce n’est pas au début. Cela permet à de nombreux utilisateurs d’être reliés au même port d’annonce, éliminant ainsi la nécessité d’un port distinct pour chaque appel de réveil. Pour obtenir de plus amples renseignements, reportez-vous à la section Enregistrements des annonces.